Dienstreisen gehören auch in Zeiten der Möglichkeit mit Kunden oder Lieferanten bzw. Geschäftspartnern übers Internet bzw. über Email in Kontakt zu treten, heute wie damals zu den üblichen Methoden die Geschäftsbeziehungen zu erweitern bzw. diese zu vertiefen oder überhaupt erst anzustreben. Üblich sind Dienstfahren zu einem Kunden oder Lieferanten zu Dienstbesprechungen, aber auch die Teilnahme zu fachlichen Tagungen, die Fahrt zu Kongressen oder zu Seminaren oder für den Zweck der beruflichen Weiterbildung. Doch auch der Besuch von Messen und von Ausstellungen, die dem Interesse des Unternehmens dienen, gehören zu den Dienstfahrten, die abgerechnet werden dürfen. Als Dienstfahrten des Weiteren deklariert sind auch weitere Außendiensttätigkeiten wie der Besuch von Baustellen oder die Fahrt zu einem Gutachter. Des Weiteren gelten als Dienstfahrten auch im weitesten Sinn Botenfahrten. Grundsätzlich muss eine Dienstfahrt immer einen beruflichen Hintergrund haben bzw. der Firma dienen. Dienstreisen finden dabei nicht nur zu der regulären Arbeitszeit statt. Die Dienstreise kann den Zeitraum auch erheblich überschreiten, bzw. dazu führen, dass Übernachtungen in einem Hotel oder ein Pension nötig sind. Sehr wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber für die Dienstreise die Ausgaben übernimmt. Dies betrifft sowohl die Kosten für das Benzin und auch für die Übernachtung und für das Essen. Den meisten Arbeitnehmern, die auf Dienstreise gehen, wird auch ein separater Dienstwagen gestellt. Dies muss allerdings nicht der Regelfall sein.
Fahrzeug für die Dienstreise optimal versichern
Insbesondere kleinere Unternehmen oder auch freie Handelsvertreter nutzen in der Regel ihr eigenes Fahrzeug, was sie dann steuerlich absetzen können. Im Bezug auf den Dienstwagen ist insbesondere die Versicherung sehr wichtig, wobei die meisten Unternehmen sich hier für eine Vollkasko Versicherung entscheiden. Der Haftpflichtbereich ist natürlich auch von Gesetzeswegen her abzudecken. Wird statt einem Firmenwagen für die Dienstreise das private Fahrzeug des Dienstreisenden verwendet, ist eine besondere Art der Kaskoversicherung sinnvoll – die Dienstkasko. Diese kann durch den Arbeitgeber abgeschlossen werden und schützt den Dienstreisenden bei allen Schadensfällen, da dessen private Kaskoversicherung bei einem Schaden auf Dienstreisen nicht greift. Diese Versicherung geht weit über die Leistungen der normalen KFZ Kaskoversicherung hinaus. Denn sie sichert insbesondre die zusätzlichen Gefahren ab, die bei einer Dienstreise entstehen können. Von ihrer Konzeption her schützt eine derartige Versicherung den Arbeitnehmer bei Fahrten, welche er im Auftrag seines Arbeitgebers unternimmt. Wenn eine derartige Kaskoversicherung nicht abgeschlossen wurde, haftet der Arbeitgeber im Schadensfall. Denn der Dienstreisende ist im Fall von einem Unfall nicht in vollem Umfang durch seine private Versicherung abgesichert. Doch um sich gegen die mit einem Schadensfall verbundenen Ersatzansprüche des Dienstreisenden abzusichern, schließen heute die meisten Unternehmen eine Dienstreisekasko ab. Dann ist das Fahrzeug in vollem Umfang auf einer Dienstreise versichert, auch wenn es sich hierbei um den Privatwagen des Arbeitnehmers handelt.
Umfang der Versicherung
Der Umfang der Absicherung durch die Dienstreisekasko entspricht dabei der klassischen Vollkasko Versicherung. Das heißt auch Schäden durch Vandalismus, durch Explosionen, Glasbruch, durch Zusammenstöße, Diebstahl und Überschwemmungen sind somit abgedeckt. Bei der Dienstkasko handelt es sich dabei aber nicht wie im klassischen Sinn um eine Versicherung, die auf ein bestimmtes Auto bezogen ist, sondern um eine Versicherung, die ein Unternehmen auf eine bestimmte Mitarbeitergruppe abschließen kann. Wegen der Häufigkeit der Dienstreisen bietet sich hier in einem Unternehmen vor allem die Außendienstabteilung ab. Doch auch die Mitarbeiter, die aus anderen Abteilungen zu Seminaren geschickt werden oder auf Messen, können über den geschlossenen Rahmenvertrag entsprechend abgesichert werden. Das heißt es handelt sich nicht um einen Einzelvertrag, der hier geschlossen wird. Es kann auch gesagt werden, dass es sich bei der Dienstreisekasko um eine Versicherung für fremde Rechnung, sodass die Versicherten die Ansprüche selbstständig beim jeweiligen Versicherer geltend machen können.
Die Dienstkasko deckt im Übrigen auch dann einen entstandenen Schaden ab, wenn es sich bei dem betroffenen Fahrzeug nicht um das des Arbeitnehmers handelt. Dieser muss es zum Zeitpunkt des Schadens allerdings geführt haben. Das heißt die Dienstreisekasko bezieht sich letztlich auch auf Schäden, die am für die Dienstreise genutzten Auto des Ehepartners des Dienstreisenden entstehen. Zum Umfang der Versicherung gehört auch ein passiver Rechtsschutz, das heißt die Abwehr von Schäden, die der Dienstreisende nicht verursacht hat.
Verschiedene Tarifmodelle
Bei der Dienstreisekasko gibt es zwei verschiedene Modelle, und zwar das Mitarbeitermodell und das Kilometermodell. Beim Mitarbeitermodell errechnet sich die Höhe des Beitrags anhand der Anzahl von Mitarbeitern, die ihre privaten Fahrzeuge für Dienstreisen einsetzen. Dieses Modell kann in der Praxis meist nur bei sehr kleinen Unternehmen durchgeführt werden, da die Zahl der Mitarbeiter, die statt einem Firmenwagen zu nutzen auf ihren Privatwagen zurückgreifen, häufig sehr stark variiert. Eher durchsetzbar und auch sehr viel übersichtlicher ist indes das Kilometermodell. Hierbei ist die Anzahl der Kilometer entscheiden, die statt mit einem Firmenwagen mit dem Privatwagen zwecks Dienstreise gefahren werden. Bei diesem Berechnungsmodell für die Höhe des Tarifs wird ein Vorausbetrag von dem Unternehmen für diese Versicherung verlangt. Dabei werden Erfahrungswerte der Vorjahre genutzt und am Ende eines Jahres die endgültige Abrechnung gemacht anhand der gemeldeten Dienstfahrt-Kilometer.